Πλεονεκτήματα της χρήσης ενός PDF μπροστά από ένα έγγραφο του Word

By | 26 Οκτωβρίου, 2021

Τα αρχεία PDF (Portable Document Format) είναι μορφές αρχείων ανοιχτού κώδικα που δημιουργούνται από την Adobe Acrobat ή παρόμοια προϊόντα και αποτελούν έναν από τους πιο δημοφιλείς τρόπους κοινής χρήσης ψηφιακών αρχείων στο Διαδίκτυο. Πολλές δημοσιεύσεις ή φόρμες που μπορούν να ληφθούν ή να προβληθούν στο διαδίκτυο είναι σε μορφή .pdf και μπορούν να εκτυπωθούν και να προβληθούν σε πολλές πλατφόρμες όπως επιθυμεί ο δημιουργός του αρχείου.

Πλεονεκτήματα των αρχείων PDF

Αυτά τα έγγραφα έχουν προτιμηθεί έναντι των εγγράφων του Word για διάφορους λόγους: Το PDF είναι μια καθολική μορφή αρχείου. είναι ειδικά σχεδιασμένο για να λειτουργεί σε οποιαδήποτε πλατφόρμα ή συσκευή και να το βλέπει με τον ίδιο τρόπο. Οποιοσδήποτε χρήστης με το Adobe Acrobat Reader μπορεί να ανοίξει, να προβάλει και να εκτυπώσει ένα δωρεάν πρόγραμμα που μπορεί να ληφθεί γρήγορα από την επέκταση Adobe website.pdf.

Πολλά έγγραφα του Word μπορούν να συνδυαστούν σε ένα μόνο αρχείο, μια διαδικασία που θα συμπυκνώσει τα έγγραφα σε ένα πολύ μικρότερο αρχείο χωρίς συμβιβασμούς στην ποιότητα. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για πολύ μεγάλα έγγραφα ή έγγραφα που περιέχουν μεγάλες φωτογραφίες ή έγγραφα που πρέπει να συνοδεύονται από υπολογιστικά φύλλα. Τα έγγραφα PDF εξοικονομούν χώρο στον σκληρό σας δίσκο και στους σκληρούς δίσκους των ατόμων με τα οποία μοιράζεστε έγγραφα.

Ο σχεδιασμός των εγγράφων θα αποθηκευτεί λεπτομερώς και δεν θα είναι επεξεργάσιμος από άλλους εκτός εάν δημιουργηθούν συγκεκριμένα επεξεργάσιμα πεδία. Αυτά τα έγγραφα είναι ασφαλή και μπορούν να κρυπτογραφηθούν για να διασφαλιστεί ότι μόνο όσοι θέλουν να δουν την εργασία σας μπορούν να το κάνουν ή ότι τα αρχεία σας δεν αντιγράφονται, τροποποιούνται ή εκτυπώνονται χωρίς την άδειά σας. Για να γίνει αυτό, συνήθως δημιουργείται ένας κωδικός πρόσβασης και διανέμεται στους προβλεπόμενους παραλήπτες. Επειδή αυτά τα αρχεία είναι τόσο ασφαλή, αποτελούν συχνά απαραίτητη μορφή για πολλά νομικά έγγραφα, καθώς δεν μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο .pdf χωρίς να αφήσουν ηλεκτρονικά ίχνη.

Η κυβέρνηση των ΗΠΑ είναι ένας από τους μεγαλύτερους χρήστες της τεχνολογίας PDF και τα ομοσπονδιακά δικαστήρια χρησιμοποιούν αυτήν τη μορφή αρχείου μόνο για ηλεκτρονικά έγγραφα. Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι όλα τα φορολογικά έντυπα που κατεβάζετε από τον ιστότοπο της IRS είναι σε μορφή pdf. Αυτή η εκτεταμένη και επίσημη χρήση αυτής της επέκτασης σχεδόν εγγυάται τη μακροζωία των αρχείων PDF.

Οι άνθρωποι εμπιστεύονται αυτήν τη μορφή αρχείου επειδή είναι προφανώς πολύ πιο ευάλωτη σε διάφορους ιούς από τα προγράμματα του Word.

Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο του Word σε μορφή αρχείου PDF

Συνήθως, δημιουργείται ένα έγγραφο σε ένα άλλο πρόγραμμα όπως το Microsoft Word και στη συνέχεια αυτό το αρχείο μετατρέπεται σε μορφή αρχείου PDF. Το Microsoft Word δεν διαθέτει λειτουργία “Αποθήκευση ως.pdf”, επομένως απαιτείται μια εφαρμογή τρίτου κατασκευαστή για τη δημιουργία αυτού του τύπου αρχείου. Η δημιουργία ενός εγγράφου μπορεί να είναι μια πολύ εύκολη διαδικασία εάν χρησιμοποιείτε το σωστό λογισμικό μετατροπής. Κάποιο λογισμικό μπορεί να μετατρέψει αυτά τα αρχεία σε επεξεργάσιμα έγγραφα του Word ή να μετατρέψει το Word ή άλλα έγγραφα σε JPEG ή άλλα αρχεία εικόνας. Η δημιουργία ενός PDF με λογισμικό μετατροπής είναι μια απλή και γρήγορη διαδικασία, που συνήθως απαιτεί μόνο ένα ή δύο κλικ του ποντικιού.

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *